閒話家常

對於剛進入郵局的許多新人來說，抽屜裡面到底有多少錢才對、要怎麼算，一開始都會覺得很難懂。所以我特別寫一篇教學文，讓大家可以很簡單的就掌握住這門功夫。建議搭配影片學習：https://youtu.be/O1BkTDlUOw4
 

先聲明，每個人結帳的方法雖是大同小異，但在步驟跟實際操作的方法上還是會因人而異。待會要介紹的是我個人使用的方法，比較屬於基礎導向，目的只是引領各位入門、掌握要點，往後等到各位到工作崗位上實際操作至熟練了，就可以自由加以簡化，不用拘泥在這套框架之中。

啊，忘了說，同一件事，每天下班要把錢繳回給主管時，叫做結帳；如果是只是單純清點現金，稱作試算。反正重點只有兩個：

首先：要正確地先算出抽屜現在應該要有多少錢。
其次：清點抽屜的現金要跟上面算出的金額相符。

那就進入正文囉！

先來介紹一下「檯帳登記簿」，一般常見的有兩種：

第一種：直式的

第二種：橫式的

我當年在花蓮是用橫式的，回高雄是用直式的。橫式的我當年就是一頁畫一條分隔線（如下圖，紅色線條），可以用兩天。

各位只要仔細觀察，就會發現整張紙只有2個重點：收方、付方。

以下我們就用直式的來介紹。

那麼，我們先來看看要如何「正確地先算出抽屜現在應該要有多少錢」。為了簡化說明，我們模擬一下情境假設：

假設你今天一大早開台，並沒有承接任何人交付給你的錢，你是從抽屜空空、0元開始做（俗稱白手起家），然後你做了一整天到了下班要結帳了，你也沒有跟其他同事有金錢上的往來。也就是說，你抽屜現在所有的錢，都是跟客戶往來的結果。

這個時候我們可以用兩個交易代碼：9002 或 8420 ，由電腦幫我們計算出，你今天跟客人收了多少錢、付給客人多少錢。（請看下圖）

9002要看中間那一段。

那一段的內容跟8420是一樣的喔！

所以照上頭的範例，我從早上做到那個當下（9002的畫面中顯示是16：38分），從客戶那邊收了2,159,110元，付給了客戶128,864元，兩者相減是2,030,246元，而這筆錢就該跟我抽屜的現金相符。這樣不會很難理解吧？

所以得出了「抽屜應該要有多少錢」的數字之後，那我們就要來清點現金了。抽屜的現金只分成兩種：
 

1.鈔票
2.銅板

其中鈔票又分成「大鈔與散鈔」；銅板分成「袋裝跟散裝」。

所以我們接下來就是要按照這些項目來逐一清點，然後加總後看金額有沒有吻合就可以啦。在那之前先來名詞解釋一下：

1.大鈔：不管什麼面額，只要是同種類100張湊在一起的就可以綁成一捆。

2.散鈔：不滿100張或是並未綁成一捆的鈔票。

3.散裝零錢：放在零錢盒上的銅板。

4.袋裝零錢：數量較大，放在布袋或夾鏈袋中的銅板。

當然零錢盒一般會放桌上啦，上圖是為了拍合照才拿到抽屜來放。

我個人的習慣，會再把散鈔中的破舊鈔挑出來。所謂的破舊鈔就是很髒的、破損的、舊版的、還有很少流通的200元跟2000元，不適合再拿去找錢給客戶的鈔票，額外湊成堆。比如下圖：

接續剛才的例子，我們接下來就把大鈔（A）＋散鈔（B）＋銅板（C）＝總數（D）＝2,030,246元。只要分毫不差，就是帳合囉！

實務上在清點計算時，我個人會採取下圖的方法：

也就是將每一個項目的數量填寫上去，再把四項加總。附帶一提，銅板20元市面上也很少在流通，一般若真的收到我都會想辦法把它換掉，所以不會列入台帳中。

好，上面舉的那個白手起家的例子，終究是模擬情境。畢竟我們早上要上工之前，通常還是會承接別人或自己留下來的週轉金，且在整天工作之中也會跟其他同事有往來（比如你抽屜的錢不夠付，要跟同事借錢；或是負責提款機裝鈔的同事來跟你收大鈔等），所以這個時要怎麼去計算抽屜應該要有多少錢才是正確的呢？

很簡單的啦，就是把跟客戶互動後的金額，加上所有你今天從其他人那邊收來的錢，再扣掉所有你今天付給其他人的金額，就可以啦！

回到上頭的2,030,246元做舉例。假設你今早承接的台帳是100,000元，今天從經理那邊收了50萬的週轉金，付給了同事合計140萬，那你抽屜此時應該要有的金額就是

2030246+100000+500000-1400000=1230246

我們來看個實際案例吧！

假設現在下班時間到了，我要結帳並且把台帳都繳回給經理了，那我要如何知道我抽屜該該有多少錢才正確呢？

步驟1：拿出你的記帳本。

步驟2：對著電腦輸入9002或8420進入該畫面看一下今天跟客戶往來的金額（現金淨收支數）是多少。

步驟3：把現金淨收支數，加上所有列在收方的錢（與同事往來＋上日移來），減掉所有列在付方的錢（與同事往來），得到的就是答案。

1717599+9000＋2000＋50837＋100000＋38164-90000-400000-2＝1427598

步驟4：將100張可湊成捆的大鈔先整理好（一般都通稱這個部分叫做大數），將得到的答案減掉大鈔，剩下的就是本日結存（移交明日繼續使用的週轉金，也稱作小數）。

從上圖中可得知，我的大鈔是130萬。所以小數（移明日）是多少呢？

答案是127,598元（1427598-1300000）

最後就是把散鈔跟零錢逐一清點數量填寫上去加總（我個人習慣，會把這個過程寫在台帳表最下方，如下圖），看看是否也等於127,598元。如果相符，就是帳合啦！

如果要寫的完整一點的話，就要把9002或8420中的收方與付方金額寫上去。也就是5,477,231元寫在收方的最上頭，3,759,632元寫在付方的最上頭。接著收方跟付方的最底部有個總計，金額也把它填上去（通常這個步驟我都會省略，如果你們經理有要求的話就照著做吧）。

你們在實習時會有機會聽到教你們結帳的前輩講到一個名詞，叫做「收支相符、收支平衡、收支兩平」之類的，他們的意思是你的台帳登記簿，所有的收方金額加總，也會等於所有付方的金額加總。這一點是真的喔，你們看上圖，收方加總跟付方加總都是5,677,232元。

這個原理是什麼呢？其實也是很簡單。首先，假設從顧客那邊收取的金額是A，付給客戶的金額是B，那我們將A-B可得到差額C，這個C如果我們是白手起家，就是我們的台帳。

所以既然A-B=C，可得A=C＋B，也就是說，如果我們把台帳列在付方的話，兩者相加就可以等於收方，達到兩者相符的情況。而C台帳雖然會因為跟同事往來有所增減，但也不會影響這個結果。

簡單舉例。假設我今天白手起家，我從客人那收取存款1000，提款800，此時我抽屜理論上要有200。

1000＝800+200

若此時我又跟同事往來，向他們收了500（記在收方），則台帳就變成了700（200+500）。

收方→ 1000＋500＝800+700 ←付方

再假設之後我又給了同事600（記在付方），則台帳就變成了100（200+500-600）

收方→ 1000＋500＝800+600+100 ←付方

所以你看，不管從同事那邊互動的是收還是付，都不會影響到A＝B＋C的喔！因為不管收方收了多少還是付方付了多少，C本身就會跟著調整變化，所以那部份就會被抵消掉了。

到這邊相信大家都會結帳了，沒有想像中的難吧？我們再做一題練習吧！

算出答案了嗎？答案是1,153,136元。

散鈔83300＋破舊鈔56900＋coin736＋CB2200＝143,136。 帳合了！

由於小數（移明日）有規定不得超過15萬元，所以盡量都要湊成大鈔交上去喔！像這個案例，我的大鈔有101萬，小數就是142664，沒超過就行。

實務上在算出了大鈔與小數後，還有一個最後步驟要做，就是「4430 櫃員現金明細登錄」。

這個也不難，就把小數按照我們記帳本上的各項的金額輸入進去就可以啦。輸入完畢後記得檢查有沒有打錯啊，螢幕上的金額要跟你算出來的一樣才行喔！

要把錢交出去的時候樣子是長這樣喔！（大鈔跟移明日分開）

最後補充一下，有人問說破舊鈔挑出來之後要怎麼處理呢？

很簡單，也是想辦法湊到100張然後綁成一捆交出去就可以啦。（在綁鈔帶上打個X做記號）

那袋裝銅板呢？其實銅板也是可以湊成一定數量後裝袋上繳的喔！

50元：200枚，10000元

10元：200枚，  2000元

  5元：400枚，  2000元

  1元：500枚，    500元

所以如果收到很多銅板，或是可以跟左右同事湊一湊，湊的起來就可以把這些該死的零錢繳出去，無幣一身輕啦！

好，試算/結帳的教學就到這邊，希望有幫到各位，有任何問題可在下方留言，謝謝大家。